Einzelhandel – Kassensysteme & Registrierkassen in Österreich

Elektronische Registrierkassen sind das technische Herzstück jedes Einzelhandelsgeschäfts. Die Wahl des richtigen elektronischen Kassensystems ist daher eine Herausforderung für Einzelhändler – gut konzipierte Kassensysteme steigern die betriebliche Effizienz und machen Kunden zu Freunden.

Die Wahl eines modernen Kassensystems für Ihr Unternehmen hat viele Vorteile. Viele Prozesse sind automatisiert, so dass Sie Ihr Unternehmen effizient und zeitsparend führen können. Wir haben für Sie die wichtigsten Funktionen zusammengestellt, die ein Kassensystem haben sollte.

Warenwirtschaft

Dieses Warenwirtschaftssystem ermöglicht es Ihnen, Ihren Bestand automatisch zu aktualisieren. Das bedeutet, dass jeder Verkauf direkt verbucht wird und keine Lagerhaltung erfolgt. Dies optimiert die Lagerverwaltung und sorgt für Transparenz, reduziert die Lagerkosten und vereinfacht die Lagerverwaltung.

Buchhaltung

Kassensysteme ermöglichen die Übertragung von Verkaufsdaten an Steuerberater oder Buchhaltungssoftware. Dies geschieht in regelmäßigen Abständen und sorgt für eine einfache und unkomplizierte Abrechnung. In diesem Fall erfolgt der Export aus DATEV , wie im Fall von Deutschland, mit einem einzigen Klick.

Bedeutung von DATEV in Österreich

DATEV ist eine weitverbreitete Softwarelösung für die Buchführung, die vor allem von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten verwendet wird. Sie ermöglicht die elektronische Buchführung und den Austausch von Finanzdaten zwischen Unternehmen und deren Steuerberatern. In Österreich bietet die DATEV eG ebenfalls Dienstleistungen an, die eine effiziente und gesetzeskonforme Buchführung unterstützen.

Müssen Kassensysteme in Österreich eine DATEV-Schnittstelle haben?

In Österreich ist es nicht zwingend vorgeschrieben, dass Kassensysteme über eine DATEV-Schnittstelle verfügen. Die Hauptanforderungen für Kassensysteme gemäß der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) beinhalten die Signaturerstellungseinheit (SEE), das Datenerfassungsprotokoll (DEP), die Belegausgabepflicht und die Verknüpfung der Belege mittels QR-Code. Eine DATEV-Schnittstelle kann jedoch viele Vorteile bieten:

• Nahtlose Integration der Buchhaltung: Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht den direkten Export von Buchhaltungsdaten aus dem Kassensystem in die DATEV-Software, was die Zusammenarbeit mit Steuerberatern erleichtert und die Genauigkeit der Finanzdaten verbessert.
• Effizienz: Automatisierte Datenübertragungen verringern den manuellen Aufwand und minimieren Fehler.
• Transparenz und Sicherheit: Gesetzeskonforme Archivierung und vereinfachte Datenverarbeitung.

Vorteile der DATEV-Schnittstelle:

• Reduzierter bürokratischer Aufwand: Kein manuelles Abtippen und Korrigieren von Daten.
• Direkter Datenzugriff für Steuerberater: Steuerberater können direkt auf die relevanten Daten zugreifen und diese verarbeiten.
• Zeitersparnis: Schnellere und effizientere Buchführung.

Sicherheitseinstellungen für Registrierkassen

Viele Anbieter haben sich auf die rechtlichen Reformen im Zusammenhang mit der Finanzsicherheitsverordnung eingestellt und bieten eine Standard-TSE-Integration an. Alle von uns verglichenen Lieferanten arbeiten nach der TSE-Verordnung.

Mit CRM den Umsatz steigern

Viele POS-Systeme enthalten ein CRM-Modul, um kundenbezogene Prozesse zu optimieren und die Rentabilität des Unternehmens zu steigern. Im Rahmen des Kundenbeziehungsmanagements können Sie Kundendatenbanken anlegen oder Kundenbindungssysteme einführen. Kundenbindungsprogramme erhöhen die Loyalität der Kunden, was sich positiv auf die Wahrscheinlichkeit von Wiederholungskäufen auswirkt.

Kontrolle

Vertriebssysteme unterstützen und fördern die Kontrolle. Sie sammeln und werten wertvolle Daten zu Umsatz, Rohertrag, Produktkategorien, Mitarbeitern, Abteilungen und Standorten aus. Beim Vergleich von Kassensystemen für den Einzelhandel, in Deutschland und in der Schweiz, ist es wichtig, festzustellen, ob das System mit Ihren Anforderungen kompatibel ist.

Sicherheitsstandards für Registrierkassen im Einzelhandel (RKSV)

Die Registrierkassenpflicht ist seit dem 1. Januar 2016 in aller Munde. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mindestens 15.000€ und einem Bargeldanteil von mehr als 7.500€ (dazu zählen auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen) müssen der Registrierkassenpflicht entsprechen.

Ab dem 1. Januar 2017 müssen alle Registrierkassen in Österreich mit einem technischen Sicherheitsmerkmal, einer bestimmten Einrichtung zur Erstellung einer sicheren Signatur (Signaturkarte), ausgestattet sein. Mit dieser Signaturkarte werden alle Daten der Registrierkasse / des Kassensystems digital signiert und sind somit vor Manipulation geschützt. Darüber hinaus müssen alle Belege mit fortgeschrittenen elektronischen Signaturen unterzeichnet werden. Um diese Signaturen rechtmäßig zu erstellen, ist ein bestimmtes Kassenzertifikat erforderlich.

Was muss eine elektronische Registrierkasse in Österreich erfüllen?

In Österreich muss eine Registrierkasse, die der RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) entspricht, die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Manipulationssicher: Dieser Schutz gewährleistet, dass niemand Ihre Daten nachträglich ändern kann.
• Einzelaufzeichnungspflicht: Ihre Registrierkasse muss über jede Transaktion vollständig Buch führen.
• Quittungspflicht: Ihre Registrierkasse muss in der Lage sein, für jede Bargeldtransaktion eine Quittung auszustellen.
• Digitale Signatur: Eine RKSV-konforme Registrierkasse garantiert die Echtheit Ihrer Belege durch eine digitale Signatur.
• Steuerkonformität: Ihre Registrierkasse muss von den Steuerbehörden registriert und geprüft werden.