Der Kauf eines Kassensystems ist eine große Entscheidung für Ihr Unternehmen. Während das richtige System die Prozesse rationalisiert und Ihnen Zeit spart, erschwert das falsche System einfache Aufgaben und wird zur Quelle der Frustration. Sie benötigen ein System, das es Ihnen erleichtert, Verkäufe abzurufen, Bestände zu verwalten, Kundenkontaktinformationen zu erfassen, die Leistung Ihrer Mitarbeiter auszuwerten und Verkaufsberichte zu erstellen. Es sollte auch Verkaufsdaten mit Ihren anderen Geschäftssystemen, wie z.B. Buchhaltungs- und E-Mail-Marketing-Software, austauschen, wodurch die Notwendigkeit der manuellen Eingabe oder Übertragung von Daten zwischen Systemen entfällt.
Wie wähle ich ein Kassensystem aus?
Im Idealfall wünschen Sie sich ein Kassensystem, mit dem Sie eine Komponente – die Software, die Hardware oder den Zahlungsabwicklungsservice – wechseln können, ohne alle drei ändern zu müssen. Sie möchten mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das Sie nicht an einen längeren Vertrag bindet, Sie dazu bringt, proprietäre Geräte zu kaufen oder von Ihnen verlangt, dass Sie diese als Zahlungsabwickler verwenden. Hier sind drei Tipps, die Ihnen bei der Auswahl des besten POS-Systems für Ihr Unternehmen helfen, und im Folgenden listen wir unsere drei besten Empfehlungen auf und diskutieren ihre besten Eigenschaften.
1. Achten Sie auf transparente Preise und einen monatlichen Service.
Ältere Kassensysteme erforderten den Kauf einer Softwarelizenz, die Zahlung einer jährlichen Servicegebühr und den Abschluss eines mehrjährigen Vertrages. Sie würden auch bezahlen, um jedes Jahr auf die neueste Version zu aktualisieren. Im Gegensatz dazu bieten die meisten der neueren Cloud-basierten Kassen-Unternehmen ihre Software als monatliches Abonnement an, das Sie jederzeit ohne Strafe kündigen können. Sie veröffentlichen ihre Pläne oft online, so dass Sie genau sehen können, wie viel Service kosten und welche Funktionen in jeder Stufe verfügbar sind. Diese Systeme werden regelmäßig, oft monatlich, aktualisiert, und Sie erhalten die aktualisierten Funktionen, sobald sie ohne zusätzliche Kosten freigegeben werden.
Der Hauptvorteil des monatlichen Service besteht darin, dass Sie nicht an einen Vertrag gebunden sind und jederzeit die Flexibilität von Vermittlungssystemen haben, ohne eine teure Vorlaufgebühr zu zahlen. Anstatt mit einem System festzuhalten, mit dem Sie nicht zufrieden sind, und zu entscheiden, ob es sich lohnt, mehrere hundert Dollar zu zahlen, um Ihren Vertrag zu beenden, können Sie ohne Strafe weitermachen.
2. Leasen Sie keine Kassen-Hardware. Kaufen Sie es.
Obwohl Leasing es Ihnen ermöglicht, alle Kassen-Geräte, die Sie für niedrige Anfangskosten wollen, zu erhalten, raten Branchenexperten dringend davon ab, denn in den meisten Fällen zahlen Sie dem Unternehmen viel mehr Geld, als die Geräte wert sind, und Sie werden es nicht einmal besitzen, wenn der Leasingvertrag ausläuft; Sie müssen noch mehr Geld bezahlen, wenn Sie sich entscheiden, es zu behalten.
Darüber hinaus sind die meisten Leasingverträge unkündbar, so dass Sie selbst dann, wenn Sie Ihr Geschäft schließen und die Geräte zurückgeben, immer noch für den vollen Betrag, der auf Ihrem Leasingvertrag verbleibt, am Haken sind. Stattdessen sollten Sie die Ausrüstung vollständig kaufen, selbst wenn das bedeutet, dass Sie mit nur den Grundlagen beginnen und Zubehör hinzufügen, wenn Sie es sich leisten können.
Ein weiterer Faktor, den Sie bei der Auswahl eines Kassensystems beachten sollten, ist, ob die Hardware proprietär oder gesperrt ist. Die Wahl eines Kassensystems, das freigeschaltete oder Fremdgeräte verwendet, spart Ihnen in zweierlei Hinsicht Geld. Erstens, Sie können sich zum besten Preis umsehen und es von jedem Anbieter kaufen. Zweitens, wenn Sie sich entscheiden, in naher Zukunft die Kassensysteme zu wechseln, können Sie möglicherweise die bereits vorhandenen Geräte weiterhin verwenden.
3. Wählen Sie ein Kassensystem aus, mit dem Sie Ihren Zahlungsabwickler auswählen können.
Einige Kassensysteme sind mit fast allen gängigen Prozessoren kompatibel, andere bieten Ihnen eine Handvoll kompatibler Prozessoren zur Auswahl. Einige Kassen-Unternehmen bieten jedoch auch Verarbeitungsdienstleistungen an und verlangen, dass Sie diese nutzen. Da die Kreditkartenverarbeitung teuer sein kann, möchten Sie einen Kassen-Softwareanbieter wählen, der Ihnen die Wahl des Zahlungsabwicklers bietet, der es Ihnen ermöglicht, einen Vergleichsshop zu betreiben und einen Anbieter auszuwählen, der niedrige Preise und geringe Gebühren bietet.
Wenn Sie bereits einen Zahlungsdienstleister ausgewählt haben oder mit ihm unter Vertrag stehen, sollten Sie zunächst das Unternehmen fragen, mit welchen Kassensystemen er kompatibel ist. Dann können Sie ein System wählen, ohne nach einem neuen Prozessor suchen zu müssen, und eine Geldstrafe zahlen, um vorzeitig aus dem Vertrag auszusteigen.
